Foto: John Brussel
Het in Den Haag gevestigde bedrijf Heko, brengt vastgoed naar morgen, maakt al jaren naar tevredenheid gebruik van een multifunctionele printer van Ricoh. Momenteel wordt de volgende stap geïmplementeerd. Heko gaat namelijk gebruik maken van de document managementoplossingen van Ricoh Document Center Haaglanden. “Operationeel gezien hebben we al verbeterslagen gemaakt”, stelt Mitchel van der Linden, financieel directeur bij Heko. “Dit was het juiste moment om deze vervolgstap te maken.”
'Eerst draaien, dan verfraaien'
Heko is in 1952 opgericht als schildersbedrijf. Frank van der Voort, die het bedrijf in 2010 kocht, spreekt van planmatig onderhoud. “Wij willen een herhalende business voor onszelf creëren. Dat is goed voor de continuïteit en de winstgevendheid van het bedrijf.” Door het behalen van het VGO- keurmerk kwam Heko in aanmerking voor grotere contracten. Met name RGS-contracten (Resultaatgericht samenwerken). Van daaruit ging Heko, dat Zuid-Holland als werkgebied kent, zich steeds verder ontwikkelen van schildersbedrijf naar een totaal onderhoud- en verduurzamingsbedrijf. Dit heeft een enorme groei tot gevolg gehad, waarmee het bedrijf in 2022 zelfs de FD Gazellen Award won. Iets meer dan tien jaar geleden nam Heko een eerste multifunctionele printer met software van Ricoh in gebruik. “Een gemiddeld printercontract loopt vijf jaar”, geeft Mike de Zwart, accountmanager bij Ricoh Document Center Haaglanden, aan. “Ze maken nu gebruik van de derde printer. We werken al elf jaar samen.”
Digitaal proces
Frank Kwaaitaal, Business Development Manager en Application Consultant bij Ricoh Document Center Haaglanden, raakte in gesprek met Van der Linden over de document managementoplossingen die Ricoh Document Center Haaglanden biedt. “Ik vraag altijd waarom een bedrijf print. Er gebeurt iets met een HR-document of financieel document of wat dan ook. Is het niet handig om sommige stappen in een digitaal proces te brengen? Daar bespaar je tijd mee, het is efficiënt en je hebt meer controle. Prima dat er een printer van ons staat, maar wij denken vooruit en willen bedrijven daarin meenemen. Zo zijn we met Mitchel in eerste instantie ook verder gaan praten.”
Van der Linden zag daar wel wat in. Het bedrijf is het eigenlijk ook aan zijn stand verplicht. “Heko levert een belangrijke bijdrage in de CO2-reductie. Daar hoort efficiënt omgaan met papier en inkt zeker bij. Dat we de processen zo verder kunnen optimaliseren en versnellen, daarin hebben we elkaar gevonden.”
Product moet zichzelf verkopen
Het snel groeiende Heko brengt verschillende optimalisaties en vernieuwingen met zich mee, bijvoorbeeld op het gebied van HR. Ook de wetgeving vraagt steeds meer van bedrijven als Heko. “Dat willen wij in goede banen leiden”, geeft Van der Linden aan. “Daarin willen we niet alleen onze opdrachtgevers meenemen, maar ook onze eigen mensen. We willen het gestaag doen, zodat iedereen de meerwaarde van de document managementoplossing inziet en daar ook in mee kan. Eigenlijk moet het product zichzelf verkopen.”
Klein beginnen
Andere processen als contractmanagement, digitale handtekeningen en dossierbeheer kwamen in de gesprekken ook aan de orde. Kwaaitaal gaf als advies om niet alles in één keer aan te pakken, maar klein te beginnen. “Je zet dat kleine olievlekje als een succes neer en dat breidt zich dan vanzelf uit. Je kunt zelf het tempo bepalen.”
Van der Voort juicht alles wat bijdraagt aan een efficiencyslag toe. “Het gaat er uiteindelijk om dat we doen wat we moeten doen en dat we dat zo goed mogelijk doen. Dat kan alleen als je de focus hebt op de hoofdprocessen. Document managementbeheer is voor ons een ondersteunende activiteit die we graag willen optimaliseren. De verwachtingen zijn hooggespannen. Het is fijn om klein te beginnen. Eerst draaien, dan verfraaien!”
Heko onderdeel van Nok.5.
Nok.5. is de recent opgerichte overkoepelende organisatie die vier landelijk opererende bedrijven met elkaar verbindt. Dat zijn Heko, Hagemans, ToekomstGroep en Geluk Groep. Nok.5. richt zich op verduurzaming en vastgoedonderhoud, met als doel mensen generaties lang te laten wonen en werken waar zij het gelukkigst zijn. “Lokaal blijven we werken onder onze eigen naam Heko”, legt Van der Voort uit. “Nationaal werken we dan onder de vlag van Nok.5.”
RICOH DOCUMENT CENTER HAAGLANDEN
De Hooge Krocht 23
2201 TP Noordwijk
071 – 402 00 19
salessupport@rdchaaglanden.nl
www.rdchaaglanden.nl
HEKO
Zinkwerf 47
2544 EC Den Haag
070 – 366 33 30
info@hekobv.nl
www.hekobv.nl
