Een aanbesteding geldt als succesvol, zodra de opdracht is gegund. Maar een getekend contract is nog geen werkende samenwerking. De werkelijke waarde ontstaat pas wanneer opdrachtgever en opdrachtnemer samen moeten presteren.
Juist daar gaat het mis, ziet Jordi Zwart van TOTUS Consultancy. “In programma’s van eisen leggen we vast wat een leverancier moet leveren. Maar wie besluiten neemt, hoe we omgaan met tegenvallers en wanneer partijen elkaar aanspreken, blijft vaag.”
Aanbestedingsarchitectuur
TOTUS Consultancy richt zich daarom op aanbestedingsarchitectuur: het ontwerpen van de samenwerking vóórdat deze begint. Contract, governance en uitvoering worden als één geheel bekeken. Niet alleen prestaties en verantwoordelijkheden worden vastgelegd, maar ook besluitvorming, overlegstructuren, wijzigingen en escalatie.
Dat voorkomt dat partijen na de gunning alsnog moeten onderhandelen over verwachtingen die nooit concreet zijn gemaakt. “Een contract moet niet alleen juridisch kloppen, maar ook praktisch werken. Het is geen archiefstuk, maar het ontwerp van de toekomstige samenwerking.”
De aanpak is toepasbaar bij nieuwe aanbestedingen én bij bestaande contracten die zijn vastgelopen. Het doel is niet meer papier of controle, maar voorspelbaarheid: weten wat je van elkaar mag verwachten en wat er gebeurt wanneer de werkelijkheid anders loopt dan gepland.
Meer informatie: https://www.totusconsultancy.com/.
